Hausverwaltung – welche Kosten fallen dafür an?

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Bei größeren Mehrparteienhäusern gibt es immer eine Menge an Verwaltungsarbeit zu erledigen, wer als Eigentümer mehrere Wohneinheiten vermietet, weiß davon ohnehin ein Lied zu singen. Alle diese Arbeiten kann man aber auch bequem an eine Hausverwaltung delegieren. Welche Kosten dann dafür anfallen, erklärt ausführlich der Kostencheck-Experte im Interview.

Frage: Welche Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung in der Regel?

Kostencheck-Experte: Hausverwaltungen kümmern sich im Allgemeinen um alle Verwaltungstätigkeiten, die bei einem Mehrparteienhaus anfallen. Handwerkliche Tätigkeiten, wie sie etwa ein bestellter Hausmeister durchführt, fallen allerdings nicht darunter.

Hausverwaltungen werden grundlegend in zwei Bereichen tätig:

  • bei einem Haus mit Eigentumswohnungen erledigen sie alle Verwaltungsaufgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)
  • bei einem Gebäude mit Mietwohnungen erledigen sie einen großen Teil der Verwaltungsarbeit für den Vermieter

Die Aufgabenbereiche sind in beiden Fällen in manchen Bereichen ähnlich, in anderen wieder ganz unterschiedlich.

Generell kümmert sich eine Hausverwaltung grundsätzlich nur um verwaltungstechnische, technische und kaufmännische Belange der Allgemeinanlage des Hauses, nicht aber um Belange der einzelnen Mieter oder Eigentümer.

Eine Ausnahme davon besteht nur dann, wenn etwa ein Wohnungseigentümer innerhalb der WEG die ihm gehörende Wohnung vermietet und für die Verwaltung der vermieteten Wohnungen separat eine Hausverwaltung beauftragt. Das ist aber nicht allzu häufig der Fall.

Zu den Aufgaben einer Hausverwaltung für eine WEG gehört:

  • die Organisation und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
  • die Erstellung der Tagesordnungspunkte für die Versammlung
  • das Protokollieren der Beschlüsse der Versammlung
  • das Einholen von Angeboten für bauliche Veränderungen, Umbauten oder notwendige Sanierungen der Allgemeinanlage (Treppenhaus, Grünanlage, etc.)
  • die Überwachung der durchgeführten Arbeiten und das Erstellen von Berichten und Abrechnungen darüber für die WEG
  • die Erfassung und Aufteilung der Nebenkosten und die Aufteilung auf die einzelnen Eigentümer
  • die Verwaltung der Instandsetzungsrücklagen
  • die Planung und Budgetierung von Kosten für die WEG und die Buchführung

Nicht immer werden alle Leistungen gefordert – das regelt immer der Verwaltervertrag im Einzelnen.
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Eine Hausverwaltung kann einem Hauseigentümer eine Menge Arbeit ersparen

Natürlich könnten alle diese Arbeiten auch von einem einzelnen Eigentümer stellvertretend für die gesamte WEG durchgeführt werden. In der Praxis verlangt das allerdings hohes Fachwissen und etwas Erfahrung, eine entsprechende Absicherung, wenn Fehler gemacht werden und es darf bei einzelnen Punkten keinen Interessenskonflikt zwischen den eigenen Eigentümerinteressen und den Verwaltungsinteressen der WEG geben, was nicht immer ganz einfach ist.

Wenn ein Eigentümer eines Mietshauses eine Hausverwaltung beauftragt, liegen die Aufgabenbereiche ganz ähnlich – dazu kommen allerdings häufig auch noch die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen und eine meist etwas umfassendere technische Verwaltung aller Allgemeinanlagen in den Häusern. In vielen Fällen wird auch eine Komplettverwaltung inklusive der Mietvertragsverwaltung angeboten.

In diesen Fällen wird der Vermieter oft schon deutlich von seinen Pflichten entlastet und muss sich um deutlich weniger kümmern – gerade bei größeren Mietshäusern oder mehreren Objekten lohnt sich das also durchaus als Vermieter.

Die Anzahl von am Markt tätigen Hausverwaltungen ist sehr groß, dabei gibt es durchaus Qualitätsunterschiede. In der Regel sollte man vor allem darauf achten, dass eine Hausverwaltung Referenzen vorweisen kann, möglichst schon länger am Markt tätig ist und einige Objekte erfolgreich verwaltet.

Ebenfalls bedeutsam ist, dass eine Hausverwaltung eine Vermögensschadenshaftpflichversicherung sowie eine Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung (bei unerlaubten zu Schaden führenden Handlungen der Mitarbeiter) vorweisen kann. Die angebotenen Leistungen der Hausverwaltung und die Bedingungen im Verwaltervertrag sollten klar und transparent dargestellt sein – auch die Kosten sollten in einem überschaubaren Rahmen liegen und nachvollziehbar sein.

Frage: Das ist bereits einer der wichtigsten Punkte: Was kostet eine Hausverwaltung?

Kostencheck-Experte: Das kann man pauschal natürlich immer nur schwer sagen – die Kosten können je nach gebotenen Leistungen und betreffendem Gebäude recht unterschiedlich sein.

In der Mehrzahl der Fälle können Sie aber davon ausgehen, dass die pauschalen Grundkosten bei einer WEG-Verwaltung etwa im Bereich von 20 EUR bis 30 EUR monatlich pro Wohneinheit liegen.

In größeren Städten können die Kosten besonders für Häuser mit wenigen Wohneinheiten auch durchaus bis zu 45 EUR pro Wohneinheit und Monat oder mehr betragen.

Bei den meisten Mietshäusern wird eine Grundvergütung von 20 EUR bis 25 EUR pro Monat und Wohneinheit gefordert.

Dazu können aber noch zusätzliche Kosten kommen, wenn die Hausverwaltung besondere, mit hohem Aufwand verbundene Tätigkeiten verrichten muss – etwa die Organisation einer kompletten energetischen Sanierung des Gebäudes.

Welche Zusatzkosten für solche Arbeiten anfallen können, ist dann immer individuell im Verwaltervertrag geregelt. Das können für einzelne Tätigkeiten Pauschalhonorare sein, aber auch ein festgesetzter Stundensatz. Auch Fahrtkosten sind häufig separat zu bezahlen und nicht Bestandteil der Grundvergütung.

Ein kleines Kostenbeispiel aus der Praxis:

Wir haben ein Mietshaus mit 18 Eigentumswohnungen und beauftragen eine Hausverwaltung mit der kompletten Verwaltung des Hauses. 16 Garagen sollen ebenfalls mit betreut werden.

Posten monatliche Kosten
Verwaltung des Mietshauses 22,50 EUR je Wohneinheit = 405 EUR pro Monat
Verwaltung der Garagen 3,50 EUR je Garage = 56 EUR pro Monat
Gesamtkosten 461 EUR pro Monat

Hierbei handelt es sich natürlich lediglich um die von einer ganz bestimmten Hausverwaltung veranschlagten Kosten für ein ganz bestimmtes Gebäude.

Die Kosten können abhängig von der Art des Gebäudes und der Lage auch deutlich unterschiedlich sein. Hier handelt es sich nur um die Grundkosten laut Verwaltervertrag – erbringt die Hausverwaltung auch Sonderleistungen, wird das zusätzlich gesondert abgerechnet.

Frage: Von welchen Faktoren hängen die Kosten für eine Hausverwaltung in der Regel ab?

Kostencheck-Experte: Hier müssen natürlich einige Faktoren berücksichtigt werden:

  • die Preisgestaltung der Hausverwaltung
  • die Art des zu verwaltenden Objekts und die Art der Verwaltung
  • die Lage des Objekts
  • der bauliche Zustand des Objekts
  • die inkludierten Leistungen (Leistungsumfang nach dem Verwaltervertrag)
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Die Kosten für die Hausverwaltung hängen u.a. von Art und Zustand des Gebäudes ab

Alle diese Faktoren haben immer einen Einfluss auf den Preis – aus diesem Grund kann man kaum die Preise für zwei Gebäude miteinander vergleichen.

Was man aber sehr wohl vergleichen kann, sind unterschiedliche Angebote für ein und dasselbe Gebäude. Das sollte man in der Praxis auch tun – dabei sollten aber auf jeden Fall die gebotenen Leistungen ebenfalls mit geprüft werden und es sollte unbedingt auf die schon zu Anfang erwähnten Qualitätsmerkmale (Vermögensschadenshaftpflicht, Vertrauensschadenshaftpflicht, längere Tätigkeit am Markt, Referenzen) geachtet werden.

Auch die relative örtliche Nähe der Hausverwaltung zum Verwaltungsobjekt kann durchaus ein wichtiges Kriterium sein – wenn ein Mitarbeiter der Hausverwaltung im Bedarfsfall schnell und unkompliziert zur Stelle sein kann, erhöht das oft die Qualität der Verwaltung enorm und verringert gleichzeitig die Kosten.

Frage: Welchen Unterschied gibt es zwischen den Verwaltungskosten für eine WEG und für ein Mietshaus in der Regel?

Kostencheck-Experte: Die Preise und Angebote sind natürlich immer unterschiedlich, allerdings kann man durch die Bank feststellen, dass die Verwaltung für eine WEG meist ein wenig teurer ist als die Verwaltung für ein Mietshaus.

Die Unterschiede bei den monatlichen Grundkosten pro Wohneinheit sind aber meist gering und liegen in fast allen Fällen bei nur wenigen Euro pro Monat.

Frage: Welchen Einfluss hat die Zahl der Wohneinheiten auf die Grundkosten?

Kostencheck-Experte: Normalerweise ist es so, mit steigender Zahl der Wohneinheiten auch die Grundkosten pro Wohneinheit geringfügig sinken.

Bei sehr großen Gebäuden mit vielen Wohnungen liegen die Grundkosten also häufig niedriger, es gibt aber auch den umgekehrten Fall: Gerade WEG-Verwaltungen für Zwei- oder Dreifamilienhäuser sind oft deutlich teurer als für Mehrparteienhäuser mit einer größeren Zahl von Wohnungseigentümern.

Frage: Warum spielt der Zustand eines Gebäudes eine Rolle?

Kostencheck-Experte: Hausverwaltungen kalkulieren die Preise natürlich immer nach dem eigenen Aufwand, den sie haben.

Bei einem älteren, etwas heruntergekommenen und abgewohnten Gebäude ist sicherlich mehr zu tun und es gibt mehr Aufwand – insbesondere dann, wenn es schon zu einem kleinen „Reparaturstau“ gekommen ist. Diesen höheren Aufwand lässt sich eine Hausverwaltung dann natürlich auch durch höhere Preise abgelten.

Frage: Auch die Lage des Gebäudes spielt eine Rolle?

Kostencheck-Experte: Ja, durchaus. Als Extrembeispiel können Sie sich vielleicht ein Haus in einem echten sozialen Brennpunkt in einer Großstadt vorstellen – problematische Mieter, eine sehr problematische Lage und häufige Zerstörungen oder Probleme.

Wenn eine Hausverwaltung ein solches Gebäude überhaupt in Betreuung nehmen würde, dann natürlich nur zu massiv höheren Kosten als ein gesittetes Mehrparteienhaus in einer ruhigen, gehobenen Wohnlage.

Frage: Welche anderen Faktoren können im Einzelfall noch eine Rolle spielen?

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Schwierige Ausgangssituationen erhöhen den Preis für die Hausverwaltung

Kostencheck-Experte: Auch die besondere Situation des Hauses wird sich sicherlich immer auf die eine oder andere Weise in den Verwaltungskosten widerspiegeln.

Wenn es sich beispielsweise um eine WEG mit heillos zerstrittenen Eigentümern handelt, die sich kaum je über etwas einig werden, steigt der Aufwand der Hausverwaltung in der Regel beträchtlich. Auch hier wird dieser höhere Aufwand dann in entsprechend anders kalkulierten Preisen wiederzufinden sein.

Grundlage für die Preiskalkulation ist also immer der individuelle Aufwand, den eine Hausverwaltung mit dem Gebäude hat – etwa im Vergleich zu einem völlig problemlosen Gebäude, bei dem man sich kaum um etwas kümmern muss. Der Preisunterschied zwischen dem einen und dem anderen kann im Einzelfall beträchtlich sein.

Frage: Wie lange laufen Verwalterverträge in der Regel?

Kostencheck-Experte: Im Allgemeinen werden Verwalterverträge für eine Laufzeit von 5 Jahren abgeschlossen. Dazu gibt es gewisse Kündigungsfristen, die eingehalten werden müssen, wenn man mit der Leistung einer Hausverwaltung nicht einverstanden ist.

Für die Verwaltung einer WEG gibt es hier einige Sonderregelungen: bei einer neu gegründeten WEG darf die Vertragsdauer nur 3 Jahre betragen, ansonsten höchstens 5 Jahre.

Eine WEG hat – unabhängig von der Kündigungsfrist – bei Vorliegen eines „wichtigen Grundes“ die Hausverwaltung auch auf der Stelle zu suspendieren. Nicht in allen Fällen ist damit auch eine Vertragskündigung möglich – die Kosten müssen zumindest bis zur regulären Kündigungsfrist weiter bezahlt werden. Das Tätigwerden der Hausverwaltung im Namen der WEG kann aber bei solchen wichtigen Gründen sofort verhindert werden.

Ein solcher wichtiger Grund wäre beispielsweise, dass die Hausverwaltung falsch abrechnet oder einzelne Eigentümer klar und nachweislich bevorzugt. Damit ist das Vertrauensverhältnis zwischen der Hausverwaltung und der WEG dann zerstört und es liegt ein wichtiger Grund vor.

Bei der Verwaltung von Mietshäusern gelten solche Sonderregelungen allerdings nicht. Hier muss regulär gekündigt werden.