Umlagefähige Kosten: Was Mieter bezahlen müssen – und was nicht

Vielfach herrscht die Ansicht, dass Vermieter ohnehin alle in irgendeiner Weise anfallenden Kosten pauschal an die Mieter weiterreichen. Dem ist allerdings nicht so. Welche Kosten in welchem Umfang an die Mieter weitergereicht werden dürfen, ist gesetzlich genau festgelegt. Einige Kosten bezahlt der Vermieter dabei selbst. Welche Kosten überhaupt umlagefähig sind und was Mieter tatsächlich bezahlen müssen, wollten wir vom Kostencheck-Experten wisssen.

Frage: Welche Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden?

Kostencheck-Experte: Das ist im Einzelnen sehr detailliert geregelt. Maßgeblich dafür ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Für die Umlage auf die Mieter gilt grundsätzlich: Alle aus dem Eigentum der Immobilie laufend und regelmäßig entstehenden Kosten. Typische Kosten dafür sind etwa die jährlich anfallende Grundsteuer, die Kosten für die Müllbeseitigung und die Kosten für die Straßenreinigung oder die Betriebskosten für den Fahrstuhl inklusive der jährlichen Wartung in Inspektion durch einen Fachbetrieb. Auch die Kosten für Heizung und Warmwasser, die Lohnkosten und Lohnnebenkosten für einen Hausmeister, für die Gebäudeversicherung und für die Beleuchtung der Allgemeinanlage sind umlagefähig.

Einmalige Kosten

Ausgenommen sind also prinzipiell alle einmalig anfallenden Kosten (z. B. der Einbau von Beprobungsstellen für die vorgeschriebene Legionellenprüfung). Bei einigen Einmal-Kosten ist die Umlagefähigkeit oft ein Grenzfall: wenn etwa der Vermieter einen größeren Rasenmäher anschafft. Verringert sich dadurch der Arbeitsaufwand der angestellten Hilfskraft und sinken damit die tatsächlichen Arbeitszeitkosten, können die Anschaffungskosten für den Rasenmäher in einzelnen Fällen umlagefähig sein. Hierbei muss aber sehr genau auf Verhältnismäßigkeit geachtet werden. Gegebenenfalls kann ein Vermieter auch eigene Arbeitsleistungen, die er selbst erbringt, mit einem angemessenen Kostensatz abrechnen und umlegen, wenn es sich um regelmäßige Arbeiten (z. B. Rasenmähen, Gartenpflege) handelt.

Reparatur und Instandhaltung

Insbesondere Reparatur- und Instandhaltungskosten sind keine Betriebskosten und damit auch nicht umlagefähig. Als Reparatur- und Instandhaltungskosten sind gesetzlich Kosten definiert, die zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs der Immobilie anfallen und durch Abnutzung, Alterung und Witterung als bauliche Mängel entstehen.

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Anders sieht das bei Modernisierungen aus: Hier kann der Vermieter bis zu einem festgelegten Prozentsatz pro Jahr (meist 8 % bis 11 %) die Kosten über eine Mieterhöhung auf die Mieter abwälzen. Das ist etwa beim Einbau von Rauchmeldern in die Wohnung möglich. Eine Umlage der Modernisierungskosten über die Betriebskostenabrechnung ist aber nicht möglich.

Beispiele aus der Praxis

Wir betrachten einige in letzter Zeit angefallenen Kosten und überlegen, welche davon wir anteilig auf unserer nächsten Betriebskostenabrechnung wiederfinden werden.

Kostenpunkt	umlagefähig?
Installationkosten Kabelanschluss	nein
laufende Gebühren Kabelanbieter	ja
Erneuerung der Warmwasserbereitung (war veraltet)	nein
Einbau von Beprobungsstellen für Legionellenprüfung	nein
Kosten für vorgeschriebene Legionellenprüfung alle 3 Jahre	ja
vom Vermieter beauftragter Räum- und Streudienst	ja
Sonderreinigung nach Sanierungsarbeiten im Haus	nein
laufende Reinigungskosten Reinigungsfirma	ja
laufende Kosten für den Gärtner	ja
Umgestaltung des Gartenbereichs	nein
Verwaltungskosten	nein, bei entsprechender Vereinbarung teilweise mit einem jährlich festen Betrag
Mietausfallversicherung, Rechtsschutzversicherung des Vermieters	nein
Gebäudeversicherung, Feuerversicherung	ja
Schornsteinfeger	ja (über Heizkostenabrechnung)
Schornsteinfeger bei vorhandener Gasetagenheizung	ja (für die Allgemeinanlage, für die eigene Heizung separate Rechnung)
Ungezieferbekämpfung	nein

Was im Einzelfall umlagefähig ist und was nicht, kann immer wieder strittig sein. Hier lohnt es sich immer, zunächst einmal von einer unabhängigen, fachkundigen Stelle (z. B. Verbraucherzentrale) die vom Vermieter erstellte Betriebskostenabrechnung prüfen zu lassen. Sollten nicht umlagefähige Kosten abgerechnet worden sein, berät die entsprechende fachkundige Stelle dann auch über die weiteren möglichen Schritte.

Frage: In welchem Rahmen bewegen sich die zu bezahlenden Betriebskosten?

Kostencheck-Experte: Durchschnittlich bezahlen Mieter in Deutschland 2,16 EUR pro m² an Betriebskosten. Das kann je nach Art und Ausstattung des Hauses und auch regional allerdings auch unterschiedlich sein. Bis zu 2,80 EUR pro m² und mehr sind in Einzelfällen durchaus möglich (und auch zulässig).

Die Kosten für Heizung und Warmwasser machen davon im bundesweiten Durchschnitt 1,03 EUR pro m² aus, die restlichen Kosten sind allgemeine Betriebskosten. Je nach vorhandener Heizungsanlage können diese Kosten allerdings ebenfalls stark unterschiedlich liegen – die Bandbreite liegt hier zwischen rund 0,75 EUR pro m² und und 1,90 EUR pro m²,

Frage: Wovon hängt es ab, ob Kosten umlagefähig sind?

Kostencheck-Experte: Entscheidend ist dafür:

ob es sich um regelmäßig anfallende Kosten handelt (grundsätzliche Voraussetzung)
ob die Umlage der Kosten nach der BetrKV zulässig ist (Verwaltungskosten sind beispielsweise gesetzlich ausgeschlossen)
ob es im Mietvertrag eine Vereinbarung für die Umlage dieser Kosten gibt
ob es in strittigen Fällen eine Einigung mit dem Vermieter oder ein entsprechendes Gerichtsurteil gibt

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Über die Umlagefähigkeit einzelner Kosten kann man dabei dennoch durchaus streiten. Ein relativ aktuelles Beispiel ist etwa das Leasing von Rauchmeldern. Der Vermieter kann einen Pauschalvertrag mit dem Anbieter abschließen, der nicht nur die Miete der Rauchmelder vom Anbieter sondern auch die Kosten für jährliche Wartungen und Inspektionen enthält.

Rechtlich gesehen dürfte hier eigentlich nur der Wartungskosten-Anteil auf die Mieter umgelegt werden – man kann mit dem Vermieter aber natürlich auch etwas anderes vereinbaren. Werden die Wartungskosten vom Anbieter erst gar nicht ausgewiesen, darf der Vermieter nicht einfach die gesamten Mietkosten pauschal auf die Mieter umlegen. Das können unter Umständen Vermieter und Mieter allerdings unterschiedlich sehen. Eine klare rechtliche Entscheidung für alle Fälle steht hier bislang noch aus.

Frage: Kann man die bezahlten Betriebskosten als Mieter steuerlich geltend machen?

Kostencheck-Experte: Grundsätzlich ist das möglich – allerdings nur bei bestimmten Anteilen der Nebenkosten. Das sind:

die Kosten für Gebäudereinigung
die Kosten für die Gartenpflege
die Kosten für den Winterdienst
die Kosten für die Straßenreinigung
die Kosten für Handwerkerleistungen (hier nur die Arbeitskosten ohne MwSt., Fahrtkosten, Maschnenkosten und Verbrauchsmittel)

Die ersten vier Positionen gelten als sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen, die steuerbegünstigt sind. 20 % der Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und die anrechenbaren Teile von Handwerkerleistungen darf man abziehen, bis ein Höchstbetrag von 1.200 EUR pro Jahr erreicht ist. Genauere Informationen erhält man beim Steuerberater oder bei der Lohnsteuerhilfe.